Descubra o que é um sistema ERP e porquê sua empresa precisa dele!

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning, Planejamento dos Recursos da Empresa) nada mais é que um software/ programa de gerenciamento que ajuda muito na gestão de todos os processos dentro de uma empresa, fábrica, varejo ou negócios de qualquer tipo.

ERP é como se chama um Sistema de Gestão Empresarial completo.

A Arkan System desenvolveu um ERP no modelo de negócios integrados (Omni Channel) totalmente online e open source com todas os módulos e funcionalidades disponíveis no mercado incluindo integração com marketplace que se chama METATROON e você precisa conhecer!

Mas, o que é um ERP e como usar?

O ERP tem a função de coordenar o fluxo de informações da organização otimizando a tomada de decisões administrativas,  executivas e operacionais coletando e organizando dados variados, mostrando em tempo real estatísticas de performance.

Entendemos que o software ERP é um sistema informatizado que é o principal responsável por cuidar de todas as operações de um negócio, do faturamento à contabilidade, das compras ao caixa, da agenda de compromissos ao departamento pessoal, cuidando também do inventário, estoque e patrimônio até às contas a receber, do ponto dos colaboradores ao controle do maquinário.

O ERP diminui o tempo, custos e gastos nos processos.

Uma empresa precisa gerenciar muitos processos e áreas de atuação assim como o seu fiscal e contábil que muitas vezes precisam de auditoria.

Cada função poderia ter um software diferente que gerenciasse todas informações separadamente e isto necessita de tempo e é suscetível a erros.

Quando tudo isto pode ser gerenciado por único sistema e a comunicação entre as áreas  pode ser otimizada e integrada, os erros são mais difíceis de acontecerem e a gestão e análise de todas as informações são mais fáceis de serem feitas.

O software ERP serve para isso.

O RH lança as informações de funcionários no software, o financeiro faz  o controle dos pagamentos de impostos, de funcionários etc, enquanto o marketing da empresa verifica que um produto não está tendo as vendas como eles acreditavam que teria, e pensa em estratégias para reverter essa situação para não ter prejuízo.

A produção dá baixa na matéria prima que está sendo usada para a fabricação, enquanto o pessoal de compras gerencia que o estoque daquela matéria prima foi alcançada e precisa ser reabastecido.

Tudo isto funcionando em conjunto em uma única plataforma.

Se os setores tivessem programas que não se comunicam entre si, a gestão ainda existiria mas com um risco gigantesco de erros e prejuízos.

Os sistemas ERP evitam tais percalços.

Exemplificando: imagine que a fábrica use uma matéria prima para produção de um produto e não avisa para o depto. de compras que ela está acabando.

Então esta matéria prima não vai estar disponível e toda produção irá se atrasar, diminuindo vendas, gerando atrasos e trazendo outros prejuízos para empresa.

Com o ERP estas necessidades de comunicação somem, tendo em vista que a situação do estoque, por exemplo, pode ser automaticamente verificada por toda a cadeia de produção através dos módulos específicos do sistema integrado em tempo real e online, em qualquer lugar que esteja.

Já pensou em como esta facilidade pode lhe ajudar?!

O ERP tem como objetivo , gerenciar, organizar e registrar o trabalho de uma empresa aplicando regras de negócios e parâmetros definidos para atender os processos e tarefas diárias feitas pelos funcionários das empresas.

Como funciona a estrutura de um ERP?

Em geral, atualmente os sistemas ERPs possuem algumas divisões.

• Apresentação ou Aplicação: o software ERP com as suas funcionalidades, processos, cadastros (formulários divido em campos) e demais dados necessários para a operação da empresa. Essa camada fará a comunicação interna com a camada de processamento lógico para efetuar processamentos e retornar para a tela ou salvar no banco de dados (database) do ERP;
• Armazenagem ou Banco de Dados: os dados gerados na camada Aplicação devem ser armazenados de forma lógica no Banco de Dados (acesso ao Banco de Dados por uma conexão não nativa). Isso vai garantir que os dados fiquem gravados para ser acessados no futuro. Alguns softwares ERP também permitem a exportação de dados do sistema para arquivos de excel, word, pdf, entre outros;

• Processamento Lógico ou Framework: todo software ERP deve ter uma camada onde é possível configurar/parametrizar o sistema e também customizar/personalizar o ERP, para isso é necessário uma camada de construção de novo código-fonte e sua compilação, para que assim, estas novas funcionalidades desenvolvidas, fora do ERP padrão, estejam disponíveis na aplicação.Toda integridade do sistema fica nessa camada, e sempre que precisa inserir novas atualizações, processos empresariais, melhorar o desempenho e a segurança do sistema, é tudo feito nessa etapa.

O que são os módulos de um ERP?

Na maioria dos casos o software ERP é dividido em módulos que podem refletir 2 visões diferentes:

• Visão Departamental: por departamentos da empresa como o contábil, financeiro, compras, faturamento, estoque entre outros. Assim é possível manter os processos de cada departamento dentro do mesma tela, facilitando a vida dos usuários e o controle sobre eles, pois não teremos pessoas não envolvidas com o processo de folha de pagamento acessando este tipo de informação, nem funcionários da produção com acesso a lançamentos contábeis.

• Visão por Segmento: avaliando os segmentos das empresas, claramente temos a ciência que cada uma tem suas particularidades, e neste caso, a visão departamental atende a especificações gerais, mas são necessários módulos para atender unicamente algum processo do segmento, por exemplo, uma empresa de Plano de Saúde tem um processo específico que visa atender apenas as suas atividades, diferente de uma empresa de comércio exterior que terá que executar processos de despachos aduanas, por exemplo, neste caso podemos ter módulos específicos para segmentos de mercado, chamados de Módulos Verticais.

Os Módulos com a visão departamental visam suportar Módulos Verticais na execução das rotinas padrões e que pouco muda de empresa para empresa.

Mesmo o ERP sendo dividido por módulos, os seus dados são armazenados de forma única, independente do módulo que acessará.

Em grandes corporações, um sistema ERP é dividido em diversos módulos, sendo os mais importantes:

• Módulo de Vendas;
• Módulo de Controle de Estoque;
• Módulo Fiscal;
• Módulo de Compras;
• Módulo de Recursos Humanos;
• Módulo de CRM;
• Módulo de Projetos;
• Módulo de Business Inteligente;
• Etc;

Um grande desafio para as corporações está na implementação do ERP e integração de todos estes módulos com outros sistemas que a companhia já utiliza para gerenciar os seus processos.

Por essa razão o processo de implementação deve ser planejado nos mínimos detalhes por toda a empresa e também deve envolver seus colaboradores no processo para que estes se esforcem para absorver os novos processos de alimentação do sistema.

Dentro das corporações, a equipe de TI também possui um papel chave para fazer o backup de informações e integrar os dados antigos com os módulos de ERP de maneira correta para que a empresa continue a analisar e gerenciar seus dados de maneira correta.

Segundo pesquisas realizadas pelo Aberdeen Group (consultoria americana) estima-se que apenas 27,6% das funcionalidades disponíveis no software ERP são utilizadas.

Como fazer a implantação de um ERP numa empresa?

Para implantação de um sistema ERP a empresa deverá conversar com o fornecedor de software para que tanto o setor administrativo quanto do departamento de TI cheguem num senso do que será melhor no seu caso em termos de funcionalidades e também quem serão os principais responsáveis pelo treinamento e aprendizado.

O intuito é descobrir como a empresa funciona, quais os requisitos que precisa e como e quando o sistema será implantado de fato, visando diminuir os custos iniciais com a instalação do novo sistema.

Exemplificando: deve-se discutir se existirá um servidor dentro da própria empresa ou se será um servidor nas nuvens (cloud computing), ou uma junção das duas funcionalidades.

Após decidir tudo que será necessário o software realizar, a empresa responsável pelo ERP necessitará de um tempo para efetuar as customizações no sistema.

Quando as customizações estiverem prontas e forem aprovadas pela administração e TI, o software começará ser instalado na empresa.

Isto pode ser por departamentos para facilitar o treinamento, ou instalado na empresa toda.

O processo de adaptação do software também é algo que leva tempo, e exigirá muita comunicação e relacionamento com o suporte do ERP para tirar dúvidas e relembrar pontos esquecidos.

Após alguns meses, o sistema estará rodando de modo natural, e será nesse momento que você conseguirá enxergar realmente todos os benefícios e vantagens que um sistema ERP trás para a empresa.

Quais são as vantagens e benefícios do ERP?

Diversos fatores valorizam o investimento em um sistema ERP de qualidade, são eles:

Controle e Padronização de Processos

Quando processo de relatório, emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente e muitos outros são organizados e padronizados dentro do sistema ERP, a empresa economiza tempo tomado em registros e atividades manuais e consequentemente melhora sua produtividade.

Visão e Redução de Erros

Quando se observa todos os processos da empresa através de um software com visão geral, fica muito mais claro enxergar quais setores da empresa estão falhando. A tomada de decisões é mais rápida e inteligente, podendo reduzir drasticamente os erros em diversos níveis da empresa.

Redução de Estoque

Muitas empresas compram matéria prima/ produto em grande quantidade para garantir um preço mais baixo. O ERP permite reduzir em até 32% o estoque na sua empresa, diminuindo gastos com produtos investidos e com local para guardar os produtos, isso sem perder a importante função de comprar os produtos e matérias primas com preços menores.

Redução de Pessoal

Como muitos processos são automatizados e agilizados, é possível diminuir em até 27% os colaboradores da empresa. Após o sistema erp estar implantado, essa redução pode ocorrer por departamentos, visto que alguns são mais rápidos para implantar do que outros.

Aumento de Produtividade

A produtividade aumenta em torno de 26% porque os processos são automatizados e os erros são evitados. Por exemplo, o ERP evita com que a logística despache produtos errados para clientes, ou então que ocorra erros na fabricação de produtos.

Qual o custo de um software ERP?

O custo depende de tudo que o software precisará gerenciar, e das customizações do sistema para se adequar completamente a empresa.

Alguns empresários, principalmente os leigos em se tratando de tecnologia, quando veem um anuncio falando: “Sistema para gerenciar completamente sua empresa, por apenas R$ 99,90”, acreditam fielmente que esse é o programa de computador que ele precisa.

Outros já acham que a revista que vem com um CD por apenas R$ 14,90 é o fim dos problemas.

Esses softwares dificilmente adequarão aos requisitos de sua empresa.

Pelo contrário, se você tentar implanta-los, apenas vai gastar tempo e dinheiro.

Existem muitas opções de softwares no mercado, mas os mais conhecidos e consequentemente um pouco mais caros são: Totvs, SAP, Oracle e Microsoft.

Se sua intenção é realmente implantar um sistema que faça a gestão completa de sua empresa e de todos os departamentos que nela possui, isso vai exigir um custo inicial alto independente da empresa responsável pelo ERP ser bem conhecida ou não.

Isso acontece pois cada empresa possui um fluxo de trabalho (workflow) diferente da outra.

Se sua empresa possui equipamentos antigos, pode ser necessário investir em uma infraestrutura e hardware melhor, como alguns computadores e outros equipamentos novos para conseguir dar conta de todos os recursos do software.

Caso possua muitos funcionários, o sistema ERP vai precisar estar instalado em cada computador e isso aumentará o valor da mensalidade, visto que exigirá maior tempo de implantação e suporte por parte dos colaboradores em caso de dúvidas sobre o sistema.

O que pode aumentar o preço do ERP são as personalizações e customizações.

Cada empresa possui uma forma diferente de trabalhar, e consequentemente demandas diferentes.

Quanto mais difícil for para implantar a customização que sua organização precisa, maior será o preço gasto na implantação do ERP.

O valor total para implantação de um sistema ERP vai ser calculado por quantidade de personalizações, licenças, treinamento para os colaboradores, manutenção no software e custo com equipamentos.

Geralmente uma parte do pagamento é realizado antes de fazer as customizações e o restante quando a implantação é feita.

Quando o software ERP estiver funcionando corretamente na empresa, começa ser cobrado  a mensalidade referente a suporte e manutenção, e talvez algumas atualizações simples que não mexam demais com a estrutura do software.

Aqui na Arkan System oferecemos o METATROON, um sistema ERP feito para você!

O METATROON já possui pacotes prontos para determinadas áreas do mercado como indústria, varejo e construção civil.

Seus módulos são escolhidos por segmento e aida é possível customizar como você desejar.

Com valores diferenciados e planos adaptados para as necessidades de sua empresa.

As vantagens deste ERP é que você de saída já ganha 38h de treinamento e implantação inclusos no valor.

Se você precisa de um sistema de gestão para sua empresa conheça agora mesmo o METATROON no endereço: www.metatroon.com.br e descubra a solução para os seus problemas!

A Arkan System tem como principal carro chefe de seus serviços o Sistema ERP METATROON e o Desenvolvimento de Softwares customizados.

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(Fonte: PortalERP, SistemasERP)